(1) Verwysingskode (bandnommer)
(2) Dagnaam en datum van vergadering
Indien daar verskillende sessies per dag was, is die oggend-, middag- en aandvergadering aangedui.
(3) Presensielys
(4) Teks van besprekings van bepaalde sake en die besluite of resolusies wat tydens die vergadering daaroor geneem is
(4a) In voorgaande notule is die woordelikse versoekskrif van konstabel Willem Willemsz. opgeneem. In die oorgrote meerderheid Raadsnotules vorm volledige verslae, ens. wat aan die Raad vir bespreking, goedkeuring en/of besluitneming voorgelê is, bylaes tot die notule.
(Die bylaes kan by die Kaapstad-Argiefbewaarplek onder inventarisnommers C. 1 tot C. 2776 geraadpleeg word; besoek ook http://www.tanap.net/_EAD_findingaids/kaapstad/council/index.html.)
Sodanige bylaes, onder andere finansiële state van gemeentes, “memories”, opgawes van bates en laste, ontvangde briewe, waaronder briewe in vreemde tale geskryf en gewoonlik vergesel van vertalings daarvan, versoek-, beswaar- en smeekskrifte, “extracte”, verslae oor ’n verskeidenheid sake, skeepsaangeleenthede, ens. is waar nodig onderteken (handtekening; of kruis as merk indien die persoon ongeletterd was) en van ’n datum en plek van ondertekening voorsien.
(4b) In die notule volg die besluit/resolusie van die Raad oor die betrokke saak gewoonlik direk hierna. In voorgaande notule gaan die resolusie die verklaring egter vooraf.
(5) “Algemene sake”
In voorgaande notule handel die sake oor bannelinge en skepe.
(6) Slot, bestaande uit
(6a) ’n vaste bewoording waarin die plek van vergadering (Fort, Fortresse/Casteel, Cabo de Goede Hoop) gemeld word, gevolg deur
(6b) ’n lys handtekeninge ondermekaar van Raadslede en die Sekretaris.
Wanneer hoë besoekende gaste en VOC-dienaars ’n Raadsvergadering bygewoon het, volg hul handtekeninge hiërargies volgens rang en senioriteit.
|